Oficina médica de codificación, facturación y cobros

Todos estarían de acuerdo en que la función principal de un consultorio médico es el cuidado de sus pacientes; sin embargo, para mantenerse en la práctica y prosperar, el consultorio debe cobrar el pago por los servicios prestados. La codificación, la facturación y las recopilaciones son una parte vital de los deberes del personal del consultorio médico, y la capacitación y las pautas adecuadas son vitales para el cumplimiento exitoso de estos deberes.

El departamento de facturación trabaja muy de cerca con el personal de codificación en el consultorio de un médico. En algunos casos, la misma persona realiza las tareas de codificación, facturación y cobro, pero estas son tres posiciones distintas. Si bien algunos de los aspectos de cada trabajo se entrecruzan con los otros, también tienen responsabilidades muy específicas.

La codificación en realidad facilita el proceso de facturación al dar uniformidad a los procedimientos a través de códigos reconocibles. Usando códigos de diagnóstico y procedimientos estándar que son reconocidos por las compañías de seguros, todas las prácticas médicas y las agencias pertinentes relacionadas con la atención, el codificador médico se asegurará de que las compañías de seguros o el "pagador comercial" o los Centros de Medicare y Medicaid (CMS) reconozcan el artículo facturado y cómo el diagnóstico garantiza ese procedimiento, prueba o tratamiento.

El proceso de facturación comienza en la admisión del paciente. Es importante obtener toda la información del seguro antes de ver al paciente, de ser posible, para que todas las partes entiendan lo que cada visita y procedimiento le costará al paciente. Cuantas menos sorpresas tengan sus pacientes con respecto al pago por los servicios prestados, más felices serán todos. Cuando el paciente llega y presenta la información del seguro, es vital que la información proporcionada se verifique con la compañía de seguros como activa, los beneficios permitidos y que el proveedor esté actualmente contratado con ese pagador específico. Los sitios web tienen información errónea, caducan los contratos y cambian los beneficios, por lo que es muy importante verificar los datos.

Para ahorrar tiempo, ingresos y molestias, cada procedimiento que se encuentre fuera del alcance normal de una visita al consultorio debe ser previamente autorizado con bastante anticipación o dentro de los límites de tiempo del plan de seguro específico. Cualquier pago que se deba del paciente se debe discutir y cobrar antes del procedimiento, la prueba, la terapia o el tratamiento. Los copagos siempre deben pagarse antes de que el médico vea al paciente, para evitar cualquier problema posterior.

Los cobros de montos vencidos son la forma menos efectiva de reembolso. Cuanto más tiempo esté vencido el pago de una factura, menor será la probabilidad de cobro y más dinero le cuesta a la oficina en tiempo y horas de nómina. Esta es la mejor razón de todas para tener personal de codificación y facturación efectivo en su consultorio médico.

Un reclamo denegado por un pagador comercial es una razón probable para que una factura no se pague a tiempo.Cuando tanto el paciente como el personal han hecho su diligencia debida de antemano, esto es menos probable, pero sucede. Puede ser necesaria una apelación por parte del personal con cualquier aclaración o explicación. Una apelación por parte del paciente es otra solución posible, pero se debe informar al paciente de la posibilidad de que sea responsable de los saldos pendientes. Si bien un acuerdo de pagador es a menudo una de las primeras órdenes de negocio al completar el papeleo de admisión del paciente, es probable que el paciente no haya leído el documento con atención. A veces, el paciente no se sentía bien en ese momento y no prestaba atención al documento, o simplemente esperaban que la mayoría o la totalidad de sus facturas fueran pagadas por las compañías de seguros. Discutir la responsabilidad financiera antes de que haya un problema es el curso de acción más eficaz para evitar cualquier encuentro incómodo y posiblemente emocional.

La codificación, la facturación y las colecciones son importantes para una instalación médica próspera, sin importar el tamaño o la especialidad. La capacitación adecuada, la educación continua y la instrucción de los cambios actuales en leyes, códigos o prácticas de seguro son imperativos. Los materiales y equipos de referencia actualizados permiten que estos miembros del personal tengan un impacto positivo tanto en los pacientes como en el consultorio médico.