Lista de verificación de puesta en marcha de la oficina médica

El proceso de iniciar una oficina médica puede ser una tarea difícil. Pero con la planificación adecuada, puede tener su consultorio médico funcionando de manera eficaz y eficiente. Las decisiones que tome ahora son cruciales al establecer sus metas con respecto a cada aspecto de su consultorio médico. Aquí hay una lista de elementos y procesos que se pueden usar para iniciar una nueva oficina médica, reubicar, unir o reorganizar una existente.

Elementos de organización

• Selecciona una fecha para comenzar la práctica.
• Representación legal, firma contable y consultoría en la selección de startups de medicina.
• Determinar la estructura organizacional
• Selección de nombre de entidad y formación.
• Obtenga números de identificación de impuestos federales, estatales y locales
• Desarrollar acuerdos de empleo y modelo de compensación médica.
• Determinar el presupuesto de inicio
• Preparar presupuesto de mobiliario y equipamiento.
• Obtener financiamiento

Ubicación y configuración de la práctica médica

La ubicación y el espacio que ocupará requieren una búsqueda y planificación y tendrá un impacto en todas sus otras decisiones y presupuesto. Tener en cuenta la oportunidad para una futura expansión.

• Realizar análisis de ubicación
• Determinar los requisitos de espacio.
• Seleccionar ubicación
• Negociar los términos del contrato de arrendamiento.
• Evaluar los planos espaciales y diseñar el diseño de la oficina.
• Si se está construyendo, preparar documentos de construcción.
• Enviar solicitud de ofertas
• Firma acuerdo propietario-contratista
• Diseñar y amueblar cada habitación.
• Obtener señalización interior y exterior.

Acreditación y privilegios hospitalarios.

Su oficina y sus proveedores deberán estar acreditados por aseguradores y hospitales. Como este proceso puede demorar de tres a seis meses, debe comenzar mucho antes de que se necesite completar.

• Obtener licencia médica estatal.
• Obtener licencia de la DEA
• Obtener licencia estatal de narcóticos.
• Presentar solicitudes de inscripción y acreditación de proveedores
• Obtener membresía en la asociación médica estatal
• Obtener membresía en la sociedad médica del condado
• Presentar solicitudes de privilegios hospitalarios.

Seguro

Se necesitará una variedad de seguros para la oficina médica. Compra los mejores precios y cobertura.

• Compra de seguro de mala praxis
• Compra de seguro de salud grupal / seguro dental.
• Compra seguro de responsabilidad civil Compra Seguro de Compensación de Trabajadores
• Responsabilidad de las prácticas de compra de empleados
• Compra cobertura de discapacidad
• Adquirir cobertura de bonos de fidelidad de empleados.

Conformidad

¿Está cumpliendo con todas las regulaciones que rigen la oficina médica? Incorpore el cumplimiento en su proceso de inicio para que no se demore por ninguna violación.

• Desarrollar el cumplimiento de OSHA
• Desarrollar el cumplimiento de CLIA
• Desarrollar el cumplimiento de HIPAA.
• Desarrollar el cumplimiento estricto
• Desarrollar programa de seguridad ambiental y laboral.
• Coordinación de capacitación de cumplimiento de los empleados y médicos.

Planificación financiera y contabilidad

Debe iniciar la oficina en una base financiera sólida con prácticas y procedimientos aceptados.

• Preparar la proyección del flujo de caja.
• Preparar y revisar el estado financiero personal.
• Cuenta corriente de práctica abierta
• Compre máquinas de tarjetas de crédito y abra una cuenta de tarjeta de crédito comercial.
• Establecer el sistema contable y la formación relacionada.
• Configurar los controles internos de la oficina médica.
• Establecer una política financiera.

Configuración de facturación y codificación

El éxito financiero de su consultorio médico depende de una facturación y codificación precisas.

• Desarrollar la lista de tarifas
• Determinar los códigos de evaluación y gestión a utilizar.
• Seleccionar agencia de cobro
• Crear formularios de registro, encuentro y aviso HIPAA de prácticas de privacidad
• Establecer un sistema de archivo de registro médico.
• Comprar formularios de HCFA
• Desarrollar folleto de información para el paciente
• Obtener el manual de facturación de Medicare.
• Obtener el manual de facturación de Medicaid.
• Compra libros de CPT y ICD-9
• Comprar libro (s) de codificación de especialidad específica

Sistema informático de hardware y software

La automatización correcta puede mejorar la programación, la documentación, la facturación y la codificación del paciente.

• Definir los requisitos de hardware y software.
• Evaluar y seleccionar proveedores calificados.
• Compre software de facturación, software de registro sanitario electrónico (EHR) y sistema de gestión de la práctica.
• Compra de computadoras y otros equipos de oficina.
• Coordinación de instalación y configuración del sistema.
• Crear cronograma de capacitación en computación y cronograma de implementación.
• Configuración de la línea de tiempo de entrenamiento para el nuevo sistema informático

Sistema de comunicación

El flujo eficiente de pacientes a través de la oficina médica depende de sus sistemas de comunicación.

• Coordinar la configuración del teléfono
• Pedir telefono
• Seleccione servicio de contestador
• Seleccione el servicio de paginación

Otros equipos y suministros

Deberá evaluar y adquirir equipos clínicos, así como equipos de oficina, y garantizar una cadena de suministro confiable para los artículos de consumo.

• Adquisición de fotocopiadora, equipo de transcripción y fax.
• Compra de equipo de sala de examen.
• Compra de equipo de laboratorio.
• Compra de otros equipos clínicos.
• Compra de muebles de sala de descanso, refrigerador y microondas.
• Compra de stock inicial de suministros medicos.

Plan de marketing

Lo has construido, pero ¿vendrán ahora los pacientes? Un plan de marketing lanzará su nueva oficina médica para el éxito.

• Proyecto de plan de marketing de la oficina médica.
• Desarrollar logo y material de marketing.
• Crear membrete / diseño de tarjeta de visita
• Comprar tarjetas de visita
• Compra de papelería de oficina.
• Seleccione la fecha de la casa abierta
• Plano de detalles de casa abierta.
• Crear y enviar anuncios de inauguración.
• Crea anuncios de periódico y páginas amarillas.
• Desarrollar sitio web

Operaciones de oficina

Los procedimientos, políticas y pautas le permiten a su personal operar de manera eficiente y mantenerse dentro de las pautas reglamentarias.

• Preparar la política de la oficina y el manual de procedimientos.
• Preparar los procedimientos de depósito bancario.
• Preparar procedimientos diarios de cierre financiero.
• Preparar informes financieros diarios / mensuales
• Preparar procedimientos de programación de citas.
• Preparar pautas de facturación y seguimiento de cuentas por cobrar.
• Preparar pautas de cobranza por adelantado.
• Preparar lineamientos de ajuste
• Preparar auditorías periódicas y cronograma de evaluación de la oficina.
• Preparar procedimientos de cuentas por pagar.

Recursos humanos

Su consultorio médico es tan bueno como el personal. Crea el sistema que los seleccionará y apoyará.

• Determinar puestos de personal clínico y administrativo.
• Crear descripciones de trabajo y salarios
• Implementar servicios de nómina.
• Crear manual de políticas de recursos humanos.
• Desarrollar el proceso de reclutamiento.
• Crear paquete de beneficios para empleados