Problemas actuales para gerentes de oficinas médicas

El consultorio médico se enfrenta constantemente a muchos desafíos. El trabajo del gerente de la oficina médica es identificarlos y comprender los pasos necesarios para implementar estrategias exitosas.

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Preparándose para el cambio

Sea bienvenido o no, el cambio es inevitable, especialmente en la industria del cuidado de la salud. Es importante estar preparado para los cambios que puedan surgir, como la tecnología, el cumplimiento o para satisfacer las demandas de sus pacientes. No importa lo que cambie sus experiencias en el consultorio médico, la principal importancia con respecto a esos cambios es cómo responde a ellos.

Los gerentes de consultorios médicos deben estar listos y ser capaces de identificar oportunidades de cambio que mejorarán la eficiencia y la eficacia del consultorio. Es importante mantenerse al día sobre las tendencias de la atención médica para el financiamiento, el cumplimiento y la planificación futura.

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Transición a 5010

Aunque la fecha ha pasado para que todos los proveedores, hospitales y pagadores conviertan las normas de la Versión 4010 para transacciones electrónicas de salud a la Versión 5010 para reclamaciones electrónicas, la transición está lejos de terminar. Las instalaciones en todo el país están experimentando muchos desafíos para volver a las "normas" de facturación y codificación. Conseguir que se facturen las reclamaciones limpias llevará tiempo porque, simplemente, no lo sabíamos exactamente a lo que nos enfrentábamos.

El paso más importante que puede hacer es identificar cada problema a medida que surge. Ya sea que tenga su propio departamento de TI o tenga que ponerse en contacto con su proveedor de software de facturación, prepárese con ejemplos de lo que están experimentando sus facturadores para solucionar los problemas. Desafortunadamente, no existe una solución rápida, pero mantenerse al tanto de estos "errores" le servirá bien a largo plazo.

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Protegiendo la Privacidad del Paciente

Todos los proveedores de atención médica tienen la responsabilidad de mantener a su personal capacitado e informado con respecto al cumplimiento de HIPAA. Ya sea intencional o accidental, la divulgación no autorizada de PHI se considera una violación de HIPAA. Aquí hay 5 consejos para evitar violar HIPAA:

1. Los profesionales de la salud deben tener mucho cuidado de abstenerse de revelar información a través de una conversación de rutina. Esto se puede hacer fácilmente mencionando a un tercero algo aparentemente insignificante como decir que John Smith tuvo una visita al consultorio hoy.
2. Discutir la información del paciente en áreas de espera, pasillos o ascensores debe estar estrictamente fuera de los límites. La información sensible puede ser escuchada por los visitantes u otros pacientes. También asegúrese de mantener los registros de pacientes fuera de las áreas que sean accesibles para el público.
3. La PHI nunca debe desecharse en el bote de basura. Cualquier documento arrojado a la basura está abierto al público y, por lo tanto, es una violación de la información. Use un servicio externo que se especialice en la eliminación adecuada de la PHI.
4. El chisme es particularmente difícil de controlar. Por eso es importante que el acceso a la información se limite estrictamente a los empleados cuyos trabajos requieran esa información. Este tipo de violación puede ser particularmente perjudicial para la reputación de su organización, especialmente en comunidades pequeñas donde "todos conocen a todos".
5. La venta de listas de pacientes o la divulgación de PHI a terceros con fines de comercialización está estrictamente prohibida sin la autorización previa del paciente. Recuerde que solo se debe acceder a la divulgación de la información del paciente con el fin de brindar atención de calidad.

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Control de infección

La prevención de la propagación de enfermedades infecciosas es el objetivo principal del control de infecciones en el consultorio médico. Como todos sabemos, el lavado de manos adecuado es la forma más efectiva de prevenir la propagación de infecciones, sin embargo, el lavado de manos solo no puede hacer el trabajo. Los pacientes y el personal pueden ayudar por:

• Mantenerse actualizado sobre las vacunas, incluida la vacuna contra la gripe.
• Usar la higiene adecuada al toser y estornudar.
• Seguir las pautas apropiadas al manejar sangre y otros fluidos corporales.
• Usar equipo de protección personal (PPE) apropiado cuando sea apropiado

El paso más importante que puede tomar el consultorio médico para prevenir la propagación de enfermedades infecciosas es agregar productos sin contacto o manos libres que promuevan la seguridad del paciente y garanticen la protección de los pacientes y el personal.

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Reclamaciones pendientes

Ya sea que sus reclamaciones médicas se facturen electrónicamente o en papel, por correo postal, es imperativo que el personal de su consultorio médico realice un seguimiento de las compañías de seguros para obtener el estado de la reclamación. Una vez que la compañía de seguros ha recibido la factura, no tiene que estar a su merced para recibir el pago de manera oportuna.

Dependiendo de su método de facturación, debe esperar recibir el pago en tan solo 15 días. Si los pagos de su seguro promedian un tiempo de respuesta de más de 30 días desde el momento en que se envían sus facturas hasta que recibe el pago, su oficina debe desarrollar un proceso para el seguimiento de reclamaciones. Dar seguimiento al estado de sus reclamaciones definitivamente puede mejorar sus días de cuentas por cobrar.

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Control interno

Los controles internos se definen como un proceso diseñado para desalentar el fraude, salvaguardar los recursos de la compañía y garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Los controles internos solo son efectivos si se cuidan según las necesidades específicas del consultorio médico, se implementan, se monitorean y se miden para asegurarse de que funcionan según lo planeado.

El consultorio médico debe adoptar un enfoque proactivo para prevenir y detectar la mala conducta de los empleados al implementar una política con respecto a los controles internos. La prevención y detección juegan un papel muy importante en cualquier proceso de control interno al minimizar un cierto nivel de riesgo.