Uso de las auditorías de gráficos para reducir los errores de facturación

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Incluso al personal de la oficina médica más diligente le resulta difícil asegurarse de evitar errores de facturación. La incorporación de un proceso de auditoría de gráficos en sus operaciones diarias le permite detectar y corregir estos incidentes inevitables antes de que afecten sus resultados y retrasen el reembolso de su reclamo.

El ritmo rápido de la oficina médica es el entorno ideal para estos errores. El personal de su oficina está haciendo lo mejor que puede para ofrecer un excelente servicio al cliente. Al igual que con cualquier otra cosa, cuando los tiempos son caóticos, algo se deslizará por las grietas o se cometerá un error. No importa cuánto exprese la importancia de la precisión para el personal de su consultorio médico, no puede simplemente detenerse allí. El proceso de auditoría de la tabla podría ser la diferencia entre recibir el pago tan pronto como de 10 a 14 días en lugar de 45 días.

Cómo hacer una auditoría de gráfico de facturación médica

La forma más sencilla de auditar gráficos es creando una lista de verificación. Asegúrese de incluir información que pueda causar denegaciones o retrasos en los pagos. Las inexactitudes simples pueden hacer una gran diferencia.

¿Se escribe correctamente el nombre del paciente?
¿Es correcta la fecha de nacimiento y sexo del paciente?
¿Se ha introducido el pagador de seguro correcto?
¿Es válido el número de póliza?
¿El reclamo requiere que se ingrese un número de grupo?
¿Es correcto el estado de la relación del paciente con el asegurado?
¿El código de diagnóstico se corresponde con el procedimiento realizado?
¿Coincide el código de procedimiento con la autorización obtenida?
Para seguros múltiples, ¿es el seguro primario preciso para la coordinación de beneficios?
¿Está el número NPI del médico en la reclamación?

Esto es sólo una breve lista de ejemplos. Hay muchas cosas que podrían incluirse en su lista de verificación. También puede ser más específico para la especialidad de la práctica, el tipo de establecimiento o el tipo de formulario de reclamo utilizado.

Frecuencia de las auditorías de gráficos de facturación médica

La frecuencia mínima debe ser anual, según la Asociación Médica Americana. Seleccione un solo día desde al menos tres meses para auditar. Tire de los detalles de la cuenta del paciente para ese día.

Si es posible, revise entre cinco y 10 registros médicos aleatorios por médico o cinco o más registros por pagador (Medicare, Medicaid, asegurador). Es posible que deba revisar más de un día, según el tamaño de la práctica.

La auditoría de facturación médica debe ser realizada tanto por el médico como por el personal para obtener los mejores resultados, según la Asociación Médica Americana.

Revise sus denegaciones de reclamo

También asegúrese de revisar sus negaciones. Úsalo como una herramienta para educar a los empleados. Lo más probable es que no sepan que están haciendo algo mal si continúan viendo las mismas tendencias. Haga una hoja de cálculo con sus razones de denegación más comunes y úsela como guía para crear una lista de verificación.

Comparta los hallazgos de su auditoría de gráfico

Una vez que se complete la auditoría de la tabla, comparta los resultados con todos los empleados. Todos los empleados pueden beneficiarse unos de otros. De esta manera todos los empleados pueden evitar cometer los mismos errores en el futuro. Asegure a su personal que el objetivo no es señalar con el dedo y asignar culpas, sino reconocer que se producen errores. Tenga en cuenta que los errores pueden ocurrir debido a la información de los proveedores, así como del personal de primera línea.

Pida sugerencias para mejorar

Solicite sugerencias de su personal sobre cómo evitar cometer errores. Su personal de primera línea puede tener sugerencias sobre cómo cambiar los formularios de registro, captar los cambios en la información del paciente y asegurarse de que los proveedores brinden información precisa para usar en la codificación de procedimientos.