5 Fundamentos para un seguimiento eficiente

El seguimiento efectivo de las colecciones da como resultado la resolución rápida de sus reclamaciones en el consultorio médico. El seguimiento de reclamos debe comenzar tan pronto como 7 a 10 días después de que su reclamo haya sido enviado para su pago. Los esfuerzos inmediatos para que se paguen las reclamaciones no solo reducirán los días de cuentas por cobrar, sino que también aumentarán el flujo de efectivo.

El personal adecuado con la capacitación adecuada sobre cobros proporcionará el resultado deseado en la fase de cobro del ciclo de ingresos. El personal de la oficina médica debe conocer los pasos fundamentales necesarios para un seguimiento eficiente de las reclamaciones de seguros.

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Contacto inicial

Estar bien preparado Una vez que finalmente obtenga un representante de seguros en el teléfono, querrá tener toda la información que posiblemente necesite a su disposición. Investigue la cuenta a fondo para hacer las preguntas adecuadas. Tenga la identificación fiscal de la instalación y el NPI además del nombre del asegurado, fecha de nacimiento, número de póliza, fecha de servicio, etc.

Asegúrese de obtener la información de los representantes de seguros. El nombre, el número de extensión (algunas compañías usan un número de identificación de empleado) y, antes de colgar, asegúrese de obtener un número de referencia de llamada.

Trate de obtener esta información al principio de la conversación en caso de que se desconecte "accidentalmente". Esto le permitirá proporcionar comentarios a la aseguradora cuando vuelva a llamar y para su propia documentación.

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Preguntar muchas preguntas

Su objetivo es averiguar cuándo debe esperar recibir el pago. Si han transcurrido más de 30 días desde la fecha de facturación y aún no ha recibido una respuesta, el representante de seguros debe explicar el motivo del retraso en el pago. Asegúrese de hacer suficientes preguntas de las preguntas correctas.

• ¿Cuál es el estado de la reclamación?
• ¿Cuándo está programada la reclamación para el pago?
• ¿Dónde en el proceso de pago es la reclamación?
• ¿Cuál es el importe del pago?
• ¿Cuál es el número de cheque?
• ¿Por qué la reclamación tarda tanto en procesarse?
• ¿Por qué la reclamación está pendiente o bajo revisión?
• ¿Dónde necesito enviar los registros médicos?
• ¿Con quién puedo hablar para que esta reclamación se pague más rápido?
• ¿Por qué no se paga la reclamación según el contrato?

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Ser asertivo

No tenga miedo de desafiar a los representantes de seguros. La mayoría de las compañías de seguros utilizan tácticas de bloqueo para retrasar el pago. Si está discutiendo un reclamo con un representante de seguros, no permita que se salgan con la suya para darle información falsa. Si se niegan a darle una razón válida por la cual se retiene su reclamo, pida hablar con alguien de autoridad, como un supervisor.

Si bien el representante del seguro está discutiendo el reclamo, averigüe si puede haber algún otro elemento faltante o no válido que pueda retrasar el reclamo de un pago inmediato. Si desarrolla una buena relación con al menos un representante de seguros para cada compañía de seguros, puede convencerlos de que le brinden más detalles sobre la reclamación de lo habitual.

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Tomar las medidas apropiadas

Ahora que ha averiguado el estado de su reclamo, puede tomar las medidas adecuadas para acelerar el proceso de pago. Cualquiera que sea la acción que tome, dependerá de la táctica común que la compañía de seguros haya utilizado para retrasar el pago.

Gerente / Supervisores: asegúrese de que exista una política para que sus empleados sepan cómo resolver rápidamente cualquiera de los siguientes:

• No hay reclamo en el archivo
• Registros médicos necesarios para su posterior revisión
• Necesita información de COB de seguro primario
• Información necesaria del miembro / suscriptor
• Autorización previa no archivada
• Referencia no archivada
• Información sobre reclamo faltante o inválido
• Necesita información preexistente de un médico de atención primaria
• Sin necesidad medica
• Detalles de accidente requeridos

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Involucrar al paciente

Este debe ser un último recurso, pero puede ser necesario.

Hay algunas maneras de manejar este paso.

1. Enviar al paciente una factura.Los pacientes generalmente responden especialmente si esperan pagar poco o nada por su visita. Ellos lo llamarán a usted o a la compañía de seguros. Cualquiera de las dos es buena.
2. Póngase en contacto con el paciente por teléfono. Utilice esta llamada para obtener la ayuda del paciente para que se pague la reclamación. Pon al paciente de tu lado. No quieren ser responsables de la factura, para eso pagan las primas de seguro.
3. Iniciar una llamada de conferencia. Si puede llamar al paciente por teléfono, intente concertar una llamada de conferencia para que pueda ser testigo de lo que se discute entre el paciente y la aseguradora.