5 funciones importantes de la recepción

La recepción de un consultorio médico puede ser un lugar muy ocupado. El personal de recepción es esencial para el buen funcionamiento de la oficina médica. El personal de la recepción generalmente consiste de recepcionistas y / o asistentes médicos y, dependiendo del tamaño de la oficina médica, una persona puede ser ambas. Dejando a un lado las tareas clínicas, la recepción es responsable de cinco tareas administrativas:

1. Saludando a los pacientes
2. Responder y gestionar el teléfono.
3. Programar citas
4. Comunicacion entre oficinas
5. Correspondencia externa

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Saludando a los pacientes

Saludar a los pacientes no solo se trata de lo que dices, sino también de cómo interactúas con los pacientes. La recepción es responsable de hacer que los pacientes se sientan bienvenidos.

La recepción es la primera impresión que recibe un paciente cuando llama o visita el consultorio médico. Es importante que la recepción ofrezca un servicio al cliente excepcional y sea una representación positiva de la práctica médica.

Aquí hay otras formas de saludar a los pacientes:

• Responde el teléfono manteniendo una forma educada y coherente utilizando la etiqueta telefónica adecuada
• Mantiene el área de recepción limpia y organizada.
• Registra nuevos pacientes y actualiza la información demográfica del paciente existente mediante la recopilación de información detallada del paciente, incluida información personal y financiera.
• Facilita el flujo de pacientes al notificar al proveedor la llegada de los pacientes, ser consciente de los retrasos y comunicarse con los pacientes y el personal clínico.
• Responde a las consultas de pacientes, pacientes potenciales y visitas de forma cortés

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Maneja el telefono

Si bien responder al teléfono de manera educada y coherente forma parte de saludar a los pacientes, no es el único deber de las responsabilidades telefónicas de la recepción. La recepción tiene la responsabilidad de recibir todas las llamadas entrantes y también hacer llamadas salientes cuando sea necesario.

• Llamadas entrantes: las llamadas entrantes consisten en llamadas de pacientes, vendedores telefónicos, representantes farmacéuticos, otros médicos y más. La recepción debe usar la etiqueta telefónica adecuada para administrar los teléfonos con estas habilidades de comunicación: ser un oyente activo, tener buenos modales telefónicos, hacer llamadas de pantalla, usar el tacto, hacer preguntas y mantener la confidencialidad.
• Llamadas salientes: a veces, la recepción puede tener que realizar llamadas salientes para hablar sobre una cita con el paciente, hacer citas o referencias externas o pedir suministros. Como representante de la oficina médica, es igual de importante utilizar la etiqueta telefónica adecuada.

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Programación de citas

La programación efectiva es necesaria para una excelente experiencia del paciente y un buen flujo del paciente. La mayoría de los consultorios médicos utilizan un software de programación que hace que la programación de citas sea simple y fácil.Sin embargo, la recepción debe poder completar cancelaciones o no presentarse y ser eficiente en comunicar los cambios en el horario a los pacientes y médicos.

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Comunicacion entre oficinas

La recepción de la oficina médica es como un centro de comunicación. La mayoría de las comunicaciones entre oficinas se realizan a través de la recepción, especialmente cuando se trata de tareas administrativas relacionadas con el paciente.

Para comunicar de manera más efectiva la información clara y concisa es crucial. Ya sea en una nota, una comunicación escrita, a través de un correo electrónico interno de la oficina, una interacción uno a uno o en un entorno grupal, es importante mantener el tema en cuestión y no desviarse del tema.

Algunas habilidades básicas necesarias para la comunicación efectiva entre oficinas incluyen:

• La etiqueta de teléfono
• Servicio al cliente
• Programas básicos de word y excel.
• Gestión del tiempo
• Habilidades de organización

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Comunicacion externa

La comunicación externa implica la comunicación potencial con proveedores, otras prácticas médicas, compañías de seguros y otras empresas. Esto puede requerir hacer llamadas telefónicas salientes, escribir cartas profesionales, enviar faxes y cartas por correo.

El conocimiento de los procedimientos de oficina generalmente se obtiene de un certificado o título de Asociado en un programa de negocios, incluidos los procesos y procedimientos administrativos, el procesamiento de reclamos, la preparación de registros de pacientes y las habilidades informáticas básicas. Las habilidades básicas de asistente administrativo y la capacidad de operar adecuadamente el equipo de oficina son importantes para el éxito de la oficina.