Cómo obtener copias de sus registros médicos

Revisar sus registros médicos no es solo lo más inteligente que debe hacer, es su derecho. Le permite actualizar cualquier información que pueda ser vital para su atención o consultar a su médico acerca de las recetas o los resultados de las pruebas que faltan o son incorrectos.

Históricamente, los registros médicos fueron mantenidos y mantenidos por el proveedor de atención primaria. En los últimos años, ha surgido una tendencia que ha hecho que los pacientes asuman la responsabilidad del almacenamiento y mantenimiento de sus propios registros médicos.

A menos que se encuentre en un sistema de atención médica que le brinde acceso a sus registros médicos electrónicos (EMR, por sus siglas en inglés), deberá tomar los pasos necesarios para solicitar copias.

De acuerdo con la Ley de Portabilidad y Contabilidad de los Seguros de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés) de 1996, usted tiene derecho a obtener copias de la mayoría de sus registros médicos, ya sean de forma electrónica o en papel. Estos incluyen notas del médico, resultados de exámenes médicos, informes de laboratorio e información de facturación.

Quién puede solicitar registros médicos

Aunque están diseñadas para proteger su privacidad, las regulaciones de HIPAA son tan extensas que muchos proveedores todavía están confundidos acerca de cómo hacerlas cumplir. A veces, esto puede dificultar la obtención de sus registros, incluso si tiene derecho a ellos.

Según HIPAA, usted tiene derecho a solicitar registros médicos si:

• Usted es el paciente o el padre o tutor del paciente cuyos registros se solicitan.
• Si usted es un cuidador o defensor que ha obtenido un permiso por escrito del paciente. En algunos casos, el proveedor de atención médica le proporcionará un formulario que el paciente debe completar.

Muchas personas asumen que solo ellos o sus designados pueden obtener copias de sus registros médicos. Según la ley, hay otras personas u organizaciones que también pueden tener el derecho.

Esto no solo incluye a su médico de atención primaria sino también a entidades cubiertas por terceros a las que se le haya otorgado el derecho a sabiendas o sin saberlo al firmar un formulario de admisión o registro de pacientes. Estos no solo incluyen médicos, sino también organizaciones como compañías de seguros, hospitales, laboratorios, hogares de ancianos, centros de rehabilitación y proveedores de facturación.

Hoy en día, algunas personas incluso solicitan que su información médica se comparta con aplicaciones móviles (como las que controlan la salud de su corazón o la diabetes). Bajo HIPAA, tiene el derecho de solicitar esto en el entendido de que el médico que divulga la información no es responsable de cómo el proveedor de la aplicación móvil usa o protege su información.

Para este fin, le interesa leer cualquier registro médico o documento de admisión para comprender completamente los derechos que otorga y con quién se puede compartir su información.

Qué registros pueden proporcionarse y cuáles negarse

Aunque tiene derecho a la mayoría de sus registros médicos, hay algunos que los proveedores de atención médica pueden retener. Tenga en cuenta que la edad de un conjunto particular de registros también puede afectar la capacidad de obtenerlos: la mayoría de los proveedores, incluidos médicos, hospitales y laboratorios, deben mantener registros médicos de adultos durante al menos seis años, aunque esto puede variar según el estado. Dependiendo del estado, los registros de un niño deben conservarse durante tres a 10 años después de los 18 o 21 años.

Entre los diversos registros tiene derecho a obtener:

• Cualquier nota o registro que un proveedor haya creado.
• Cualquier resultado de diagnóstico para el cual un proveedor tenga copias, incluidos análisis de sangre, radiografías, mamografías, pruebas genéticas, biopsias, etc.
• Cualquier información proporcionada por otro médico que se utilizó para establecer un diagnóstico y / o tratamiento directo

Si busca pruebas de laboratorio específicas o registros de ingreso al hospital, a menudo es mejor solicitarlas al laboratorio o al hospital en lugar de a su proveedor de atención primaria. Es probable que sean más completos e incluso que se conserven durante un período de tiempo más prolongado que una práctica médica privada.

Registros que su proveedor puede negar

Hay registros a los que se le puede negar el acceso. Estos involucran principalmente registros de salud mental para los cuales las notas del proveedor pueden considerarse "impresiones" en lugar de diagnósticos. Se ha argumentado que la divulgación de estos registros puede dañar la relación médico-paciente o ser mal interpretada cuando se toma fuera de contexto.

Dicho esto, un proveedor no puede negar su solicitud porque podría herir sus sentimientos. Solo se puede negar si la divulgación de la información lo obliga a hacerse daño a usted mismo oa otros. Si es rechazada, la denegación debe ser proporcionada a usted por escrito.

Según la ley, lo siguiente puede ser retenido razonablemente:

• Notas de psicoterapia
• Registros de EMR que no están en un "conjunto de registros designado" (es decir, aquellos que no pertenecen a su salud pero que se utilizan para garantizar la calidad y mejorar la atención del paciente)
• Registros que pueden poner en peligro su vida y seguridad.
• Información compilada para su uso en un juicio.
• Registros que incluyen la mención de otra persona que puede resultar dañada por la divulgación de la información
• Registros que violan la confidencialidad de un tercero a quien se le prometió confidencialidad
• Registros que pueden comprometer su salud, seguridad, custodia o rehabilitación si se encuentra en prisión (o los de otros reclusos o personas en el establecimiento penitenciario)
• Registros que son parte de la investigación en curso que no se ha completado

Muchas de estas limitaciones están sujetas a una amplia interpretación.

Si cree que se le está negando injustamente el acceso a registros médicos específicos, puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR) de DHHS. Usted puede hacer lo mismo si se ha violado su confidencialidad médica.

Si la OCR está de acuerdo en que su queja está justificada, le indicará al médico o centro que tome medidas correctivas o haga cumplir un acuerdo si se hizo un daño real. La queja debe presentarse dentro de los 180 días de la violación.

La ley también prohíbe las represalias por parte de la entidad cubierta si se presenta una queja, como la finalización de los servicios o un aumento en el costo de los servicios.

Qué hacer si se le niega el acceso a sus registros médicos

Cómo solicitar sus registros médicos

La mayoría de las prácticas o instalaciones le pedirán que llene un formulario para solicitar sus registros médicos. Por lo general, los formularios pueden recogerse en la oficina o enviarse por fax, correo postal o correo electrónico.

Si la oficina no tiene un formulario, puede escribir una carta para hacer su solicitud. Asegúrese de incluir:

• Tu nombre
• Número de seguridad social
• Fecha de nacimiento
• Dirección y número de teléfono
• Dirección de correo electrónico
• La lista de registros que se solicitan.
• Las fechas de servicio.
• Opción de entrega (fax, correo, correo electrónico, en persona)
• Firma

Una vez que se haya realizado la solicitud, es posible que deba esperar un tiempo antes de que se reciban los registros. Las leyes estatales varían, pero por lo general requieren una entrega dentro de los 30 a 60 días. Asegúrese de guardar una copia de la solicitud original y comuníquese con el Departamento de Salud de su estado si no recibe los documentos después de varios intentos.

Costo del servicio

Tenga en cuenta que es posible que deba pagar el costo de sus registros médicos si desea que se los entregue en papel, por fax o por medios electrónicos. Si bien el precio puede variar, debe ser razonable.

Además, tiene derecho a los registros incluso si no ha pagado al médico o al centro por el procedimiento involucrado. Los registros no pueden ser retenidos por falta de pago, y no se le puede cobrar una tarifa exorbitante para compensar la falta de pago de los servicios. Si se adeuda dinero, el médico o la institución pueden buscar vías de cobro, como una acción legal o un servicio de cobro de deudas.

Para un doctor que ya no existe en la práctica

Si su médico se retira o ya no está en la práctica, todos los registros médicos deben mantenerse bajo la ley. Esto se aplica incluso si un médico ha fallecido o disuelve la práctica sin una venta.

Según la ley, los registros médicos deben transferirse a otro proveedor de atención médica que acepte la responsabilidad. Si no se puede encontrar un proveedor, los registros pueden archivarse con una empresa de almacenamiento comercial acreditada.

De manera similar, si su médico abandonó la práctica pero la práctica aún funciona, los miembros restantes deben mantener sus registros. Si la práctica se vendió, la nueva práctica será responsable del mantenimiento de los registros y será responsable en caso de pérdida o mal manejo de los registros.

Rastrear sus registros a veces puede ser un desafío, especialmente si el consultorio de un médico se cerró sin detalles de envío. En este caso, hay varias cosas que puedes hacer:

• Póngase en contacto con su estado o sociedad médica local. Debido a que muchas de estas organizaciones requieren un registro anual, lo más probable es que tengan la información de contacto más reciente.
• Hable con su compañía de seguros de salud. Si el médico aún es un proveedor aprobado, su aseguradora tendrá los datos de contacto.
• Póngase en contacto con cualquier hospital donde su médico hizo rondas. Los hospitales requieren que los médicos se sometan a un proceso formal para obtener privilegios hospitalarios. Los departamentos de recursos humanos normalmente tendrán detalles en el archivo.

Si todo lo demás falla, es posible que deba reconstruir su archivo comunicándose con los diversos laboratorios, hospitales o especialistas que utilizó. Sus aseguradoras de salud, tanto pasadas como presentes, pueden proporcionarle los detalles de cualquier reclamación hecha en su nombre.

Corrigiendo errores

Una vez que haya obtenido una copia de sus registros médicos, revíselos cuidadosamente. Si encuentra errores u omisiones, querrá corregirlos de inmediato para asegurarse de que no comprometan su cuidado futuro.

La mayoría de los proveedores aceptarán corregir los errores de hecho o rastrear los informes que deberían haberse mantenido en su archivo.

Sin embargo, esto no se extiende a las diferencias de opiniones por las que su médico tiene derecho a expresar una opinión médica. Esto incluye notas sobre factores que contribuyen a una enfermedad (como alcoholismo o VIH) que preferiría no tener en sus registros médicos. Alterar u omitir los registros no solo sería éticamente problemático, sino que podría someter al médico a una acción legal.

Dicho esto, si cree que la negativa de una corrección es injusta o lo pone en peligro, presente una queja al OCR que detalla la disputa. Pueden revisar la evidencia y decidir si la corrección está justificada.

Una palabra de DipHealth

Saber qué hay en sus registros médicos puede ser tan importante como consultar a un médico en primer lugar. Si tiene acceso a su EMR, asegúrese de revisarlo después de cada cita o visita de bienestar. Le permite hacer correcciones cuando sea necesario y participar más activamente cuando se necesita tratamiento médico.

Qué hacer si se le niega el acceso a sus registros médicos