Evaluando el flujo de trabajo y la productividad del consultorio médico

El flujo de trabajo y la productividad son esenciales para el éxito de la oficina médica. Un flujo de trabajo optimizado naturalmente mejorará la productividad de los empleados. Un consultorio médico sin formas eficientes de realizar las tareas necesarias no puede desempeñarlas de manera efectiva.

Un manual detallado y bien desarrollado de políticas y procedimientos que sea fácilmente accesible para el personal de la oficina médica puede fortalecer enormemente a todo el equipo.

Su política debe incluir un programa de educación continua para garantizar que todos los empleados estén actualizados sobre las políticas de la oficina, el cumplimiento y los requisitos específicos del trabajo.

Personal de recepción y flujo de trabajo

El éxito de la Oficina Médica depende en gran medida de qué tan bien se desempeñe el personal de front-end.

1. Precisión de registro: El ciclo de la cuenta de un paciente se origina con la entrada inicial de información demográfica del paciente que incluye datos demográficos del paciente e información de seguro. La información no válida puede retrasar el pago.
2. Eficiencia de programacióny: ¿Su consultorio médico tiene una alta tasa de no presentación? Una forma de reducir las no presentarse es mediante el uso de la programación de pacientes en línea. Los pacientes pueden administrar, programar o reprogramar sus propias citas, lo que hace que las ausencias sean menos probables.
3. Satisfacción del paciente: Proporcionar atención de alta calidad y un excelente servicio al cliente mejorará la satisfacción del paciente, evitando la pérdida de ingresos para el consultorio médico.

Documentación y Codificación

Una evaluación de la documentación y la codificación garantiza que cada registro de pacientes sea preciso, completo y cumpla con los estándares de codificación. La documentación y la codificación adecuadas son esenciales para la captura precisa de cargos, la facturación y cobros efectivos, y la gestión de denegaciones.

1. ¿Sigues utilizando el antiguo sistema de gráficos en papel? Cambiar a un registro de salud electrónico (EHR) puede mejorar la precisión y reducir los costos.
2. La asignación adecuada del nivel de servicio de emergencia y administración (E / M) al diagnóstico correlativo o los códigos ICD-9 son importantes para el reembolso y el cumplimiento de la codificación.
3. No permita que la transcripción y los retrasos en la codificación de los registros médicos afecten el ciclo de facturación. Establezca el período de tiempo para completar en un mínimo de tres a cinco días.

Facturación y cobros

Las mejores prácticas de facturación y cobranza muestran cuatro formas de administrar el flujo de trabajo para obtener el máximo reembolso.

1. Trabaja todas las cuentas por cobrar cuentas desde alto dólar a bajo dólar. Esto resulta en días de AR más bajos, lo que significa que su consultorio médico está recolectando más dinero en un período de tiempo más corto.
2. Al menos el 90 por ciento de los reclamos de consultorios médicos deben facturarse electrónicamente. Los reclamos electrónicos generalmente se procesan dentro de siete a 10 días. Las reclamaciones en papel pueden demorar 30 días o más.
3. Use herramientas basadas en la web para verificar el estado de las reclamaciones. Esto puede demorar de dos a tres minutos en comparación con los 20-30 minutos en espera de una compañía de seguros.
4. Identifique las causas de las denegaciones y pagos insuficientes para evitar futuras pérdidas o retrasos en los ingresos. Esto también significa asegurarse de que las denegaciones se resuelvan de manera oportuna.

Preguntas sobre el flujo de trabajo misceláneo

1. ¿Las tareas han sido claramente definidas por la responsabilidad del trabajo?
2. ¿Cómo hará la transición de registros en papel a EMR (registro médico electrónico)?
3. ¿Tiene un plan de capacitación y desarrollo continuo para todos los empleados?
4. ¿Se han identificado todas las áreas de trabajo para mejorar el éxito del flujo de trabajo?
5. ¿Ha evaluado el diseño de la oficina y las áreas del paciente?
6. ¿Tiene el HIT (tecnología de información de salud) más actualizado y actualizado?

Consejo # 1: Desarrollar una política de colecciones ganadoras por adelantado

Una parte importante del ciclo de ingresos son los cobros por adelantado, que reducen el número de cuentas de pacientes que terminan en deuda incobrable o en estado de cobros. Es más fácil cobrar a los pacientes antes de que se presten los servicios 60 días después de que el seguro finalmente haya pagado.

Consejo # 2: Asegurar una codificación médica precisa

La codificación médica es un factor importante para obtener el reembolso del seguro, así como para mantener los registros de los pacientes. La codificación de las reclamaciones permite al pagador de seguros conocer la enfermedad o lesión del paciente y el método de tratamiento.

Consejo # 3: Uso de auditorías de gráficos para reducir los errores de facturación

El rápido ritmo de la oficina médica es el entorno ideal para los errores de facturación. Al realizar auditorías de gráficos con regularidad, verá qué errores son más comunes y desarrollará políticas, sistemas y capacitación para reducirlos.

Analice el flujo de su paciente

La determinación de cómo se mueven sus pacientes a lo largo de su consultorio médico debe ser una de las primeras áreas a evaluar.