Cuestiones clave para abordar en cada reunión de la oficina médica

¿Las reuniones de su consultorio médico se salen del tema rápidamente o parecen ser una pérdida de tiempo? Quizás es porque la información no está organizada adecuadamente con una agenda.

El desarrollo de una agenda estándar le permite abordar temas clave en cada reunión en el orden de importancia. Esto permite que cada reunión fluya sin problemas y se mantenga en el tema con tiempo suficiente para discutir todos los temas más importantes. Aquí hay algunos puntos importantes de la agenda que lo ayudarán a organizar una reunión médica eficaz.

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Programación de pacientes

El horario del paciente es uno de los aspectos médicos más importantes de la oficina médica. Afecta a todas las áreas de la oficina médica desde la dotación de personal hasta las finanzas.

Cuando se discute la programación del paciente, es imperativo que se aborden las oportunidades de mejora. La agenda debe incluir:

• Cualquier problema que pueda estar causando interrupciones en el flujo de pacientes, como citas canceladas, llegadas tardías, ausencias o problemas de personal.
• Si su oficina tiene un objetivo de producción, infórmele al personal qué tan bien se está desempeñando o qué debe mejorar.
• Solicite al personal información sobre cómo piensan que van las cosas y anímelos a que ofrezcan sugerencias sobre cómo mejorar la programación de los pacientes.

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Metas financieras

La salud financiera de la oficina médica es algo que todo el personal debe conocer. Afecta a todos, lo que significa que todo el personal debe ser responsable de ayudar a la gerencia a lograr los objetivos financieros de la oficina médica.

La información básica que puede compartir con el personal de su consultorio médico puede incluir:

• Tasa de retención de pacientes: La tasa de retención de pacientes mide qué tan bien su consultorio médico puede hacer que los pacientes regresen para cumplir con su compromiso y dedicación a la salud y el bienestar. En otras palabras, determina cuántos de sus pacientes regresarán. Esto indica qué tan bien se desempeña todo el personal en términos de satisfacción del paciente.Si tiene una baja tasa de retención, esta es la oportunidad de enfocarse en áreas de mejora o determinar las barreras que existen y que pueden impedir que los pacientes regresen.
• Cuentas por cobrar: La información de cuentas por cobrar ayuda a analizar la salud financiera de la oficina médica. Los cobros de seguros, los cobros de pacientes y los saldos incobrables son importantes. Cada uno de los miembros del personal contribuye de una u otra forma a las cuentas por cobrar, ya sea que sean responsables de la captura de cargos, facturación, codificación, cobros o ingreso de datos. Esto debe expresarse a todo el personal de la oficina médica, para que estén conscientes de su responsabilidad con las cuentas por cobrar.
• Costos de operacion: La disminución de los pagos de los médicos, la reducción de pacientes y los costos de alta tecnología pueden ser financieramente incapacitantes. La mejor manera de manejar los crecientes costos operativos es monitorearlos y luego desarrollar un plan para reducir costos. Informar al personal sobre las formas en que pueden ayudar a contener los costos operativos. Recuerde estas tres palabras: reducir, reutilizar y reciclar, cuando sea apropiado.

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Artículos obligatorios

Los elementos obligatorios incluyen ciertos temas que deben abordarse en cada reunión para garantizar que su consultorio médico cumpla con las pautas estatales y federales. Estos podrían incluir:

• HIPAA: Recuerde a su personal en cada reunión la importancia de evitar la divulgación de información a través de una conversación de rutina; discutir información del paciente en áreas de espera, pasillos o ascensores; disposición adecuada de la PHI; y el acceso a la información debe limitarse estrictamente a los empleados cuyos trabajos requieran esa información.
• Control de infección: La prevención de la propagación de enfermedades infecciosas es el objetivo principal del control de infecciones en el consultorio médico. Lavarse las manos correctamente es la forma más efectiva de prevenir la propagación de infecciones, pero no es el único medio. Los recordatorios amistosos ayudarán en gran medida a garantizar que el personal y los pacientes se mantengan seguros.