Análisis de calidad para mejorar las finanzas de la oficina médica

Una de las tendencias de crecimiento más rápido en el cuidado de la salud es el uso de un análisis de calidad para mejorar las finanzas. Los gerentes de las oficinas médicas se enfrentan a muchas dificultades debido a los cambios constantes en los estándares de facturación y codificación y los requisitos de TI. Puede ser todo un reto para el gerente mantenerse al día con tantos cambios, especialmente en una oficina pequeña con personal limitado. No tienes que ir solo. Una opción es contratar a un analista de calidad a tiempo completo o por contrato para recomendar objetivos, mejoras de procesos y cómo medirlos.

Responsabilidades del analista de calidad

Un analista de calidad es un facturador y / o programador médico experimentado que realiza auditorías de desempeño en el consultorio médico específicamente relacionadas con la facturación y las cuentas por cobrar. El analista de calidad tiene muchas responsabilidades, pero el objetivo principal es mejorar los procesos y acortar los tiempos del ciclo de ingresos.

Según la HFMA (Healthcare Financial Management Association), el promedio nacional de días de cuentas por cobrar (A / R) es de 44.5. Si sus días A / R son mayores a 60, su consultorio médico podría beneficiarse significativamente de la contratación de un analista de calidad.

Podría contratar a un analista de calidad a tiempo completo o según lo requiera un contrato.

Recomendar los objetivos de mejora del rendimiento

¿Cuáles deberían ser sus objetivos para mejorar el rendimiento financiero de su consultorio médico? El analista de calidad puede ver sus procesos y actuaciones y hacer recomendaciones.

• Aumente el total de cobros en efectivo de forma consistente al mejorar los procesos de asesoramiento financiero, registro, admisión, facturación y cobros.
• Aumente la satisfacción de los empleados y reduzca la rotación de personal al proporcionar incentivos y aumentar los salarios.
• Aumente las cobranzas por adelantado al proporcionar una amplia capacitación al personal de registro, implementar verificaciones de seguros al 100 por ciento y proporcionar estimaciones de pago para cada paciente en cada punto de acceso, desde la programación hasta el alta hasta que se realicen los pagos o los acuerdos de pago.
• Reduzca los días de descarga total, no la facturación final, el envejecimiento de los días de cuentas por cobrar, los cargos por demora, las cancelaciones de deudas incobrables y las tasas de denegación.

Identificar oportunidades de capacitación y desarrollo

¿Qué educación y capacitación adicional necesita su personal para mantenerse al día con las nuevas regulaciones, directrices y procesos? Los facturadores y programadores también pueden encontrar difícil encontrar tiempo para leer todas las nuevas actualizaciones. Tiene opciones sobre cómo puede proporcionar esto a su personal.

• Proporcione ayudas de trabajo u otras herramientas de soporte de rendimiento para aumentar el rendimiento del personal, incluidos los scripts de cobranza, los manuales de facturación específicos del pagador, las plantillas para determinar las estimaciones de los pacientes y otros.
• Desarrollar o modernizar los procesos de capacitación para nuevos empleados.
• Programe sesiones de capacitación o días para el personal que no cumpla con las expectativas en áreas particulares utilizando un equipo de capacitadores dedicados.
• Fomente y planifique la capacitación cruzada entre las diferentes tareas laborales para evitar lapsos o demoras que afecten las cobranzas en efectivo.
• Programe reuniones del equipo del ciclo de ingresos cada dos semanas hasta que se cumplan los objetivos de mejora del rendimiento.
• Aliente a los empleados a asistir a conferencias, seminarios web y sesiones de educación en línea para mejorar la base de conocimientos del ciclo de ingresos.

Sugerir actividades de mejora de procesos

¿Cómo puede mejorar sus procesos una vez que encuentre las debilidades y las fuentes de error y las oportunidades perdidas? El analista de calidad puede hacer recomendaciones.

• Establezca procesos de mejora continua de la calidad para identificar errores y prácticas de facturación inexactas, lo que incluye investigar reclamaciones rechazadas, reclamaciones rechazadas y reclamaciones mal pagadas.
• Cree un plan de acción correctivo una vez que se hayan identificado los errores.
• Priorizar las áreas que muestran la mayor necesidad de mejora.
• Manténgase al tanto de los cambios en la industria al mantenerse informado.
• Utilice al personal de TI de manera efectiva para hacer la transición hacia procesos más automatizados, mejorar el flujo de trabajo y mejorar la eficiencia operativa.
• Externalice las cuentas difíciles de cobrar, como el pago por cuenta propia y las reclamaciones de responsabilidad civil, para que el personal se centre en las cuentas de seguros.
• Desarrollar un estándar para medir el rendimiento basado en la calidad y la producción.

Medida de rendimiento

Si no mide, no sabrá si sus esfuerzos de mejora han sido efectivos. Sus metas deben ser medibles y usted necesita establecer procesos de medición.

• Eficiencia: se refiere a qué tan bien el tiempo y el esfuerzo se utilizan para realizar tareas de trabajo
• Eficacia: se refiere a la forma exacta o completa en que se realizan las tareas.
• Oportunidad: se refiere a si el trabajo se está realizando dentro del marco de tiempo deseado.
• Productividad: se refiere al valor de la producción del trabajo realizado o los ingresos que resultan del trabajo realizado. Calidad: se refiere al grado en que el trabajo realizado cumple con los estándares, requisitos y expectativas.