6 consejos para programar médicos de medicina de emergencia

No hay nada típico acerca de la programación para los médicos de medicina de emergencia. El modelo de dotación de personal de la sala de emergencia está impulsado por múltiples factores. Esto podría significar que su hospital tiene cobertura de médico solapado, doble, triple, superpuesta o más.

No solo cada hospital es diferente, sino que cada médico tiene sus propias preferencias de programación. Las preferencias de los médicos en combinación con el modelo de personal de los departamentos de emergencia podrían ser una posible pesadilla de programación sin una preparación avanzada. Estos son algunos consejos para mejorar el proceso de programación de su médico de emergencia.

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Mejores prácticas para la programación de proveedores

Con todas las complejidades, es mejor usar el software de programación para ahorrar tiempo y minimizar las molestias, comunicarse eficazmente con los proveedores, obtener solicitudes de tiempo libre y permitir que los proveedores cambien de turnos entre sí, turnos de regalo, o turnos de recogida, todo en el clic de un botón. Estas son las mejores prácticas que debe tener en cuenta.

• No más de cuatro turnos o 32 horas por semana por proveedor
• Los turnos del mismo tipo deben distribuirse equitativamente entre todos los proveedores (excluyendo los proveedores de tiempo parcial / locums tenens)
• Los turnos de noche consecutivos deben limitarse a no más de tres turnos seguidos
• Evite tiempos de respuesta cortos (menos de 12 horas) entre turnos
• Los fines de semana libres deben consistir de al menos dos días consecutivos libres, sin turno de noche antes
• Rotaciones de cambio hacia adelante, si es posible, de día a media / de giro a noche.
• Deben considerarse los turnos nocturnos más cortos (8-10 horas) para instalaciones de mayor volumen

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Solicitud de Preferencias de Programación

Muchos médicos de medicina de emergencia aprecian tener un equilibrio entre la vida laboral y familiar como el resto de nosotros. Esta es solo una de las razones por las que es importante conocer e incorporar sus preferencias de programación en cada programación. También es importante para la retención y productividad del médico. Si bien no siempre es ideal acomodar todas las preferencias, dependiendo del modelo de dotación de personal y de si el ED tiene o no personal completo, aún es importante acomodar ciertas preferencias para que los médicos no se quemen.

Ejemplos de preferencia

• Trabajo corto se estira con cortos períodos de tiempo libre
• Trabajo largo se estira con largos períodos de tiempo libre
• Dos días libres después de un tramo de turnos de noche.
• No más de 3 turnos a la semana.
• No más de 5 turnos seguidos.
• Sin turno de noche antes del fin de semana libre / fuera de la solicitud

Deberá desarrollar notas u hojas de cálculo para asegurarse de que puede realizar un seguimiento de todas sus necesidades y solicitudes antes de establecer el calendario.

• Asegure la imparcialidad en la asignación de cobertura de noche, fin de semana y días festivos. Esto se puede lograr asignando una proporción igual de días, noches, fines de semana y días festivos entre los proveedores
• Asegurar el tiempo libre apropiado entre un cierto número de turnos o ciertos turnos, como un mínimo de dos días de descanso después de un tramo de tres o más días o un mínimo de dos días de descanso después de un turno de noche o un tramo de noches
• Adapte las preferencias de programación para permitir a los proveedores un equilibrio entre la vida laboral y personal, evitar el agotamiento y tener éxito en la retención de médicos
• Acomodar las solicitudes de tiempo libre cuando sea posible sin poner en peligro la capacidad de personal adecuado del departamento de emergencias, según sea necesario

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Preparación para vacaciones, vacaciones de primavera y vacaciones de verano

Las vacaciones, las vacaciones de primavera y las vacaciones de verano no tienen por qué ser un desastre completo (aunque se sienta así). A veces, parece que todos quieren los mismos días de descanso, pero el departamento de emergencias debe continuar operando 24/7. Sin embargo, todos los medios de vacaciones no tienen el mismo significado para todos los médicos. Para administrar el programa de manera efectiva, comience a principios del año preparándose para las vacaciones, las vacaciones de primavera y las vacaciones de verano de la siguiente manera:

• Pedir a los médicos que se ofrezcan como voluntarios para trabajar un número fijo de los días festivos principales (Semana Santa, Día de los Caídos, Día de la Independencia, Día del Trabajo, Día de Acción de Gracias, Día de Navidad y Nochevieja / Día). Este número establecido depende de cuántos médicos estén en la lista.
• Pedir a los médicos que envíen sus fechas para las vacaciones de primavera y las vacaciones de verano a partir de enero. Esto le da suficiente tiempo para ver si habrá un problema en la cobertura y algunos médicos podrían estar dispuestos a cambiar sus planes si se les informa con suficiente antelación.
• Reclute médicos a tiempo parcial y comuníquese con locums tenens companies para obtener médicos adicionales para ayudar durante estos momentos.

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Escribiendo el horario

El mejor consejo para escribir un horario es escribir con la mayor antelación posible. Escribir el horario con seis meses de anticipación es donde quieres estar. Una meta más realista, sin embargo, es de 45-60 días. Es posible que reciba un rechazo, pero le sugeriría solicitar solicitudes de tiempo libre con al menos 90 días de anticipación. Esto brindará tiempo suficiente para identificar dónde puede tener un lapso en la cobertura y explorar soluciones alternativas para cubrir cualquier turno abierto (es decir, reclutar nuevos médicos).

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Utilizar software de programación

El software de programación puede producir un horario en cuestión de minutos. Incluso los grandes cronogramas que podrían tardar 40 horas para que un programador se realice manualmente se pueden generar en 20 minutos o menos utilizando el software de programación. También utiliza lo más posible la disponibilidad de médicos y tiene en cuenta las preferencias de los médicos y las solicitudes de tiempo libre. La configuración de los parámetros en el sistema lleva mucho tiempo, pero vale la pena a largo plazo.

Por ejemplo, en lugar de que un programador tenga que acordarse de darle al Director Médico el primer martes de cada mes libre para una reunión, el software de programación lo tendrá en cuenta.

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Confirmando horarios

Ningún programador desea recibir una llamada a las 6 a.m. indicando que un médico no se ha presentado a su turno y tiene que luchar para encontrar la cobertura de último minuto. Aunque es posible que esto no elimine por completo los casos de no presentarse, envíe una copia del programa a todos los médicos programados y pídales que revisen el programa en busca de conflictos de programación y confirmen sus turnos. Esto es especialmente importante para los médicos a tiempo parcial que pueden trabajar para otras instalaciones. Existe la posibilidad de que puedan hacer doble reserva para el mismo día o simplemente olvidar que están programados para trabajar. Hacer que confirmen turnos los hace responsables e indica que están conscientes de que están programados para trabajar turnos específicos.