Directrices de la etiqueta de correo electrónico

La comunicación electrónica se está volviendo más popular en estos días que las llamadas telefónicas, el correo de "caracoles" y, incluso en algunos casos, las reuniones cara a cara. En cualquier entorno profesional, incluido el consultorio médico, es importante tener en cuenta varios aspectos al enviar correos electrónicos a compañeros de trabajo, pacientes, médicos, hospitales, proveedores u otros profesionales.

La gente pasa una gran parte de su día abriendo y leyendo correos electrónicos. El tiempo valioso no debe desperdiciarse en correos electrónicos ineficaces y no importantes. El mismo profesionalismo que usaría en el teléfono, correspondencia por correo o cara a cara también debe expresarse en un correo electrónico. Siempre recuerde que un correo electrónico es una forma de comunicación y la forma en que el receptor interpreta el mensaje es lo único que importa.

Antes de crear y enviar un correo electrónico, hágase varias preguntas.

• ¿Es el correo electrónico la mejor forma de comunicación para la información que estoy enviando?
• Es profesional?
• ¿Cumple la HIPAA?
• ¿Representa con precisión a mí y al consultorio médico?

Regla de etiqueta de correo electrónico # 1

Hacer piense en el contenido de su mensaje antes de presionar ENVIAR. Asegúrese de que el correo electrónico sea la forma adecuada de comunicación para su mensaje en lugar de una llamada telefónica o una reunión. Tenga en cuenta que el contenido debe reflejar la imagen y el nivel de profesionalismo esperado de su consultorio médico.

No envíe, reenvíe o responda cualquier correo electrónico que contenga naturaleza obscena, ofensiva, calumniosa, difamatoria, racista o sexual. Las sanciones pueden ser severas para usted y para el consultorio médico.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 2

Hacer Usa la gramática, puntuación y ortografía adecuadas. Una vez más, su mensaje es un reflejo de su consultorio médico. Además, asegúrese de mantener el mensaje conciso y use el diseño adecuado para su mensaje, lo que facilita su lectura. Revisa tu correo electrónico antes de golpear ENVIAR.

No use TODAS LAS CAPS ya que esto se considera gritar o gritar en el mundo en línea. Utilizar negrita o cursiva para enfatizar una palabra o frase. Además, evite el uso de fuentes extremadamente elegantes o extrañas, ya que esto hace que su correo electrónico sea más difícil de leer.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 3

Hacer asegúrese de que el correo electrónico se envíe a los destinatarios apropiados. La información en un consultorio médico, especialmente relacionada con la información del paciente, debe compartirse solo cuando sea necesario. Además, tenga en cuenta que las personas pueden considerar información no relevante para ellos como "correo no deseado".

No discuta información personal y confidencial o adjunte archivos de pacientes en un correo electrónico. Use números de cuenta de pacientes o números de registros médicos para recomendar a alguien que revise la cuenta. Su información debe ser anotada allí.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 4

Hacer responder a correos electrónicos profesionales dentro de 24 horas cuando sea posible. Si eso no le da suficiente tiempo, al menos responda y diga que recibió el correo electrónico y que se comunicará con ellos lo antes posible.

No responder a spam o solicitudes para suscribirse / darse de baja. Esto solo generará más spam que inundará el correo electrónico de su empresa.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 5

Hacer mantener las emociones fuera de los correos electrónicos. Sé educado y profesional. Sepa con quién puede ser informal después de que haya transcurrido el tiempo suficiente para construir ese tipo de relación.

No Di cualquier cosa en un correo electrónico que puedas lamentar más tarde. Tenga cuidado al enviar o responder a un correo electrónico enojado. Nunca haga comentarios personales sobre otra persona, haga comentarios que ofendan a alguien o diga algo que no diría en persona.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 6

Hacer Mantener el humor, las bromas y la ironía al mínimo. Las intenciones a menudo se “pierden en la traducción” en los correos electrónicos y es posible que las personas no siempre entiendan el chiste. Piénsalo desde la perspectiva del destinatario.

No Enviar, reenviar o responder a cartas en cadena. Es un comportamiento poco profesional y algunas personas lo ven como correo no deseado. Recuerde que cualquier contenido que envíe debe reflejar la imagen y el nivel de profesionalismo esperado de su consultorio médico.